咨询引领 借船出海
2021-01-29
为响应国家走出去号召,广东省电信规划设计院有限公司(以下简称“广东院”)积极布局,通过“咨询引导,借船出海”方式,成功开拓某东南亚国家招标代理业务,本文通过对实际案例进行剖析,重点介绍海外招标代理业务市场拓展、项目交付、重点难点及风险防范等方面的内容,以期为国内招标代理机构更好走出去提供有益参考。
一、精确定位潜在客户,久久为功
国内对招标投标活动有严格的法律规定,招标代理机构服务的对象主要是政府部门、国有企业等受国家重点监管的企事业单位,招标代理机构要在依法、合规的基础上,做到合情、合理,满足招标人的实际需求。国外的市场主体是私营企业,且一般认为采购行为为企业自主决策事项,在法律上大多无明确的规定,通常适用于企业内部管理规定,对招标代理机构的要求更多是建立稳定、高效的供应链系统,降低企业采购成本、管理成本等。
上述两者的差异,使得国内代理机构在走出去的过程中碰到了不少困难。其中最主要的困难就是如何找到有潜在需求,并且潜在需求与国内类似,同时又与代理机构存在相互信任关系的潜在客户。同时,国内企业在走出去的过程中,除了要适应当地国的国情外,还要在一定程度上满足国有企业国内监管、集团内部管理的相关要求,所以在寻找合适合作伙伴,建立可靠、高效供应链方面,同样有着严格要求,并存在着巨大的需求。这一类型的客户,是国内代理机构走出去的最佳选择。
广东院之所以能成功拓展海外代理市场,笔者认为主要基于以下三个方面的因素。
(一)做好项目协同,奠定业务基础
2018年,广东院作为唯一技术支撑单位,支撑国内某运营商落实“一带一路”倡议,成功中标某东南亚国家电信运营商牌照,在双方协同市场拓展过程中,建立了良好的信任和合作关系,为后续获取其招标代理业务奠定了良好的基础。
(二)持之以恒,久久为功
广东院地处中国南大门,在开拓海外业务上具有较好的地缘优势,并较早在我国香港、澳门地区和新加坡、菲律宾、马来西亚、文莱、埃及等国开展业务。经过多年的业务深耕,培养和建立了一支精通英文、熟悉国际咨询法务、适应市场需求的交付团队,为后续项目的顺利落地和成功交付打下了坚实的基础。
(三)咨询引领,全过程服务
广东院作为国内领先的全专业咨询设计单位,能够为项目业主提供从前期的投标支撑、中标后的总体规划、可行性研究、网络设计到采购支撑和招标代理、市场咨询、系统集成等一体化全过程咨询服务,各业务板块无缝衔接,大幅降低了管理难度,提升了工作效率,加快了工作进度。
二、价值引领,提供全过程工程咨询服务
本文介绍的项目为业主第一个海外全国性网络建设项目,在项目实施之初就面临着诸多困难,包括全新的项目团队、陌生的建设环境、空白的供应链体系等,这无疑对招标代理机构提出了全新挑战。为圆满完成采购任务,广东院从三个方面积极开展工作。
(一)有的放矢,组建项目专业技术团队
接到任务后,广东院及时抽调精兵强将,组建了由“海外采购专家+集团集中采购专家+信息技术专家+法务专家”组成的综合型采购团队,该团队完全满足采购需求计划制定、采购组织实施、供应商管理、跨部门跨专业协调、合同管理、仓储物流管理和供应商后评价等供应链管理要求。
(二)以技术为基础,提供全过程管理服务
广东院作为主体咨询服务单位,主要为项目提供规划、可行性研究、设计、采购咨询、系统开发等工作。为保障工作顺利开展,在公司层面组建项目协调组,加强跨部门、跨专业的沟通协调,实现技术规划、可行性研究、设计、项目管理与采购的无缝、高效衔接,从而为业主提供一体化、全过程管理服务,降低业主协调难度,提升采购效率,切实满足项目的实际要求。
(三)关注项目特点,采购咨询与采购实施并重
基于项目的特点,广东院除了为业主提供采购程序性服务外,还积极提供采购供应链咨询服务。
1.采购环境调研
为更好地开展采购工作,我们派出专业团队深入项目一线调研,全面了解项目所在国的法律及监管要求、物流清关流程和要求等,并形成各模块、各子项的咨询汇报文件,及时提交给业主进行科学决策。
2.采购规章制度编制
为适应采购工作需求,满足集团公司管理要求,我们协助业主制定了采购方流程、采购制度、采购文件模板、合同模板、采购需求梳理、采购方案编制、评标专家库组建等规章制度,使得采购工作有章可循,忙而不乱。
3.优化采购实施环节
结合项目所在国交易习惯,我们编制了项目各环节操作指导手册,特别对评标、合同谈判等与国内存在较大差异、工作比重较大的环节进行了优化细化,确保采购结果效益最优、风险可控。
三、国外采购与国内采购流程差异分析
相对于国内采购而言,海外采购工作流程更加灵活,需要代理机构提供更多的咨询工作。项目服务工程中,我们除了提供招、投、开、评、定等国内传统招标代理工作外,还提供了法律及监管调研、供应商寻源、供应链咨询、合同谈判、订单(PO单)下发及跟踪等一系列增值服务。
(一)法律及监管调研
了解和熟悉当地国的“国家通信法”“政府采购改革法”“竞争法”“路权法”“民事法典”“承包商执照法”“公司法”等法律法规,同时还主动了解项目所在国监管部门对牌照、频谱资源等在运营方面的监管要求,确保相关工作不触碰法律红线。
(二)供应商寻源
因海外项目的采购实施涉及中国、项目所在国和第三国的供应商,所以在服务过程中需要事先了解供应商所有提供的产品及价格,形成潜在供应商库,支撑后续采购工作顺利开展。
(三)供应链咨询
需要明确产品生产国到项目所在国的所有环节及要求,特别是清关报关、物流配送等要求。
(四)合同谈判
在合同谈判前,需要制定谈判策略。在谈判过程中,除进行会议组织工作外,还需要参与甚至主导合同的谈判,确定相关合同条款,此项工作也是国际采购耗时最长、难度最大的工作之一。
(五)跟踪PO单
需要根据项目工期进度要求,及时下PO单,并进行跟踪,确保物资及时、准确送达指定区域。
四、国外采购与国内采购的流程时长和难度对比
通过对国内外采购流程的对比(见下图),我们可以发现,在海外开展项目采购咨询和招标代理工作,代理机构的服务范围大幅延伸,基本覆盖整个项目集群的供应链管理的全过程,如在评标、定标环节,涉及与供应商的反复谈判,代理机构在谈判中需要充当重要角色。
五、采购实施流程及具体工作内容
广东院所服务项目的采购实施及工作内容主要包括前期调研、采购咨询及支撑、招标评标环节、后期采购支撑、项目日常支撑等五方面。
(一)前期调研
(1)法律及监管制度调研(项目所在国的公司法、政府采购法、竞争法和审计制度等);
(2)供应商考察;
(3)交付能力调研。
(二)采购咨询及支撑
(1)对采购模式对比、贸易模式对比、采购流程、物流清关、供应商寻源、采购计划及采购实施钉子图等开展调研;
(2)编制管理办法、责任矩阵等;
(3)编制采购文件模板;
(4)编制合同模版;
(5)编制报价格式模板;
(6)编制商务服务评分标准;
(7)梳理采购需求;
(8)编制采购方案;
(9)IT系统的POC测试;
(10)评标专家抽取及组织。
(三)招标评标环节
(1)编制采购文件;
(2)发标、评标。
(四)后期采购支撑
(1)合同谈判;
(2)合同小签;
(3)PO单跟踪。
(五)项目日常支撑
(1)律师咨询;
(2)签证办理;
(3)翻译。
六、把控国际采购实施重点难点,提前做好风险防范
(一)许可风险
调研项目所在国对工程建设相关行政许可,提前做好行政许可申请,有效规避工程建设法律和行政方面的管制和许可风险。
(二)PE风险
通过当地供应商、会计师事务所等机构,咨询了解项目所在国PE(Permanent Establishment,即常设机构)风险构成及影响,以及项目所在国公司与境外公司签署合同的相关事宜,同时了解项目所在国服务时长最大天数,提出PE风险规避方案,避免不必要的罚款及税费负担。
(三)交付不及时风险
(1)通过“当地采购-中国国内采购-第三国采购”采购方式对比,优化采购路径。
(2)通过调研路权准证和站点获取等瓶颈问题,提前解决当地工程交付瓶颈。
(3)通过调研贸易术语、进口清关、仓储和配送等物资交付,选择最佳路径。
(四)与技术部门联合管控项目进度
(1)与技术规划联动,同步推进并进一步研究加快推进项目进度的措施和方法,建立技术与商务对项目进度进行联合总控的机制。
(2)与技术规划同步,准备具体的采购文件,尽快启动采购工作。
随着国家“一带一路”倡议的推进,国内招标代理机构迎来了“走出去”的大好机会,只要我们精心谋划,措施得当,管控到位,就一定能“走得出、站得稳、行得远”。
(五)充分运用互联网等各种办公手段
(1)采取视频会议、云上办公等各种方式,多角度、多渠道开展工作,提高工作效率。
(2)充分调动项目所在国合作伙伴的资源,实现远程协调,加强国内国外协同,共同服务好项目建设。
作者: 徐胜朋 劳积智 许志敏
作者单位:广东省电信规划设计院有限公司
来源:《招标采购管理》