招标后评估在胜利油田的实践
2021-12-21
本文对胜利油田招标采购调查研究中发现的问题进行了原因分析,认为主要是因为对招标过程缺乏评价措施、办法,对后期的招标采购方案编制及执行缺少指导性意见。为有效解决采购问题,胜利油田物资供应部门对招标采购方案及招标采购过程实施招标后评估。通过这一实践,企业招标采购中原先存在的问题得到了有效解决,采购管理水平、采购工作质量得到了进一步提升。
一、胜利油田招标采购现状
胜利油田是我国重要的石油工业基地,是中国石油化工集团有限公司(以下简称“中石化”)下属的第一大油气田,年物资采购金额在160亿元左右,包括钢材、煤炭、化工、设备等56个大类、近12万项油田生产建设物资。招标是胜利油田物资的主要采购方式,近几年胜利油田的招标采购率均在96%以上,2020年上半年达到96.71%,详见表1。
胜利油田物资供应部门严格按照《招标投标法》以及《中国石化物资采购招标投标管理办法》《中国石化物资采购招标操作规范》等文件规范操作招标程序,但是受各种因素的影响,胜利油田的招标工作也存在一次招标成功率不高、中标供应商及其供货质量与用户期望差异较大、个别供应商供货意愿低、招标质疑投诉较多、采购预案要素缺乏针对性等问题。针对此,胜利油田物资供应部门于2018年年底开展了招标后评估工作。
招标后评估是采购过程的重要环节,是采购管理不可或缺的管理方式,其目的是通过后评估发现招标采购、产品生产流通储存过程中存在的问题,并提出解决措施,以提高采购工作质量,使招标采购更好地服务于油田生产经营和行业高质量发展,全面落实中石化物资性价比高、全生命周期总成本最低理念,实现油田企业效益最大化。
二、开展招标后评估的主要做法
(一)完善招标后评估制度建设
1.建立后评估管理办法及编制规范
完善的制度建设以及制度执行到位是做好物资采购工作的基本保障。为形成“责任靠机制落实、工作靠机制推动、行为靠机制约束、成效靠机制保证”的良性闭环,胜利油田物资供应部门建立了关于后评估的一系列制度和规范。
一是制定了《物资供应处采购方案管理办法》。要求采购部门对招标失败的方案进行后评估,分析招标失败的原因,找出解决措施,梳理需要优化的采购要素,确保再次招标成功。
二是制定了《框架协议后评估编制规范》。要求采购部门在框架协议调整或编制新一轮框架协议采购方案前要对上一期框架协议进行后评估,全面分析上期框架协议在招标和执行过程中存在的问题,重点分析招标方案要素和招标效果,并将其作为框架协议调整或新一轮框架协议采购方案编制的参考依据。后评估内容包括采购方式、资格审查条件、供应商选择原则、价格控制、份额执行、质量控制等16个方面,同时还建立了后评估的会审机制,要求招标、价格、供应资源、合同、质量、标准化等9个管理部门对后评估内容进行监督和完善。
三是制定了《物资供应处采购方案后评估管理办法(试行)》。加大对采购方案后评估的管理、检查和监督,邀请现场使用部门、设计部门参与后评估工作,建立产品使用信息反馈制度,落实全生命周期总成本最低。
2.建立招标后评估组织体系,明确招标后评估范围
为进一步保障招标后评估的工作效果,胜利油田物资供应部门专门成立了评估小组,明确了评估职责,建立了后评估工作程序,加大了对后评估中发现问题的处罚力度和责任追究。
目前,胜利油田统一采购的物资近12万项,将所有物资的采购纳入后评估范围并不现实可行,因此胜利油田聚焦重点,将6类物资明确为实施招标后评估的物资:(1)框架协议采购物资;(2)油田生产建设的重点物资;(3)金额在200万元以上的单项合同采购物资;(4)采购方案执行过程中存在问题的单项合同采购物资;(5)已列入效能监察和审计重点的物资;(6)问题集中、矛盾突出,实际效果与预期目标有较大差距的物资。
(二)细化招标后评估方法,完善招标后评估内容
1.采购计划评估
采购计划中的物资名称、规格型号是否准确;是否存在采购人员有意规避已有框架,以及是否存在用户、技术、设计指定采购;接收的需求计划是否及时、准确、规范,是否填写计划提报时间、提报人、计划接收时间、接收人,是否符合需求计划上报要求;交货期是否满足合理的采购周期和制造周期要求;概算金额是否合理,是否与产品标准或采购技术要求相匹配,是否符合市场水平;招标物资是否进行分包,分包依据是否科学合理等。
2.产品标准或采购技术要求评估
产品标准或采购技术要求是否明晰、规范,是否满足油田生产建设需要;采购技术要求是否经过标准化管理部门梳理,是否符合“胜利油田绿色企业行动实施方案”的要求等。
3.采购方式评估
采购方式是否合理,是否依法合规,是否符合物资的料性,是否存在妨碍或者限制竞争,是否符合“应招必招,能招尽招”“能公开尽公开”的原则,是否纳入公开招标采购范围;邀请招标的方案依据是否充分,是否对邀请供应商进行综合评估排名;对于已有小类框架协议的物资仍采用非框架协议方式采购时,是否为框架协议外采购;是否按照中石化招标采购相关规定,在中石化电子化采购平台实施采购,是否存在非平台采购的情况;采购过程是否符合《胜利油田年度物资采购策略》的相关要求,是否存在采购操作的随意性,是否有利于为廉洁从业把好关、打好基础等。
4.供应商资格审查条件评估
资格审查条件设置是否公平、合理,是否存在倾向性或者排斥潜在供应商的歧视性条款,是否存在所有投标商都不满足的条款,是否存在其他有争议的条款;供应资源是否充足,竞争是否充分,采购前是否了解潜在供应商的具体情况;招标是否成功,并分析不成功原因;对于《仅限生产商产品目录》的产品是否规定了仅限生产商投标的要求,是否设置了合理的资格审查条件来限制非真正的制造商参与投标;验证《仅限生产商产品目录》是否涵盖油田生产建设、安全、环保、民生、民众关注的敏感热点物资,是否有利于提高采购物资质量、加强产品质量问题责任的可追溯性、减少供应商走账串换等现象的发生等。
5.评分标准评估
评分标准是采购项目招标的重要组成部分,它既是招标人描述采购内容和需求的重要指标,又是投标人编制投标文件的重要参考,更是评标委员会进行评审的重要依据。可以说,评分标准的设置直接影响招标、投标、评标各环节工作,在一定程度上决定了采购管理的质量和效果。从某种意义上说,系统、全面、科学、合理、经济、适用的评分标准是保证招标成功的关键。在评分标准的后评估中,重点评估评分细则、技术商务比例、商务分计算方法是否合理,是否与采购技术要求相匹配;评分标准中投标资格审查文件、技术响应情况、业绩服务质量情况中内容设置是否合理,各项赋分是否合理,是否具有可操作性,描述是否准确,是否能够体现投标人的真实技术水平;业绩分的设置是否限制了具有先进技术的、实力雄厚的新供应商进入油田市场。
通过合理设置评标办法,确保关键分数体现在关键指标上,进一步拉开供应商技术差距,凸显出优秀供应商的技术实力,甄选出技术实力雄厚、行业知名度高、星级评价高的供应商,引进来大品牌厂家,优选出大品牌产品。
6.中标商评估
分析中标商类型、资质水平、生产实力及供货情况;行业内有实力的供应商是否中标,分析未中标原因;分析框架协议中标商的排名是否能够客观反映供应商的生产实力;分析中标商服务的配合度,中标商是否存在违约行为,是否采取了相应的处罚措施;对保证油田物资供应需求作出突出贡献的供应商是否采取了相应的奖励措施等。
7.价格控制评估
最高限价、定价机制是否合理,是否存在最高限价、定价机制不合理而导致执行价过低、供应商不愿意送货或供货产品质量较差等问题,以及是否存在执行价高于市场价格水平而导致采购成本过高、企业效益流失等问题;与历史采购价、市场价、BW(Business information Warehouse)数据库相比,中标价格是否合理,是否有利于节省采购资金;物资采购中是否存在价格函询、审计等风险;框架协议中是否设置调价机制或计价公式,调价是否及时、准确,调价机制或计价公式实施效果如何,是否能够紧跟市场需求变化等。
8.质量管控评估
是否采取了有效的质量管控方式,在执行过程中是否将质量管控方式落实到位,是否出现质量异常情况;产品质量是否完全符合技术要求,供应商是否发生过质量问题,是否有产品运行周期效果的评估;能否确保采购的物资应用于油田生产“安稳长满优”(安全、稳定、长周期、满负荷、优化运行成本)运行等。
(三)充分利用资源优势,加大招标后评估力度
1.情形一
对技术复杂的产品,邀请技术专家参与采购方案的后评估,充分发挥油田专业管理部门、科研院所、用户单位专家的专业技术优势,查找技术、经济等方面存在的问题,分析采购方案与技术要求的匹配性,不断提升产品技术要求,提高采购方案编制水平。
2.情形二
对油田生产经营中的关键物资或重点工程项目涉及的物资,邀请用户单位供应、计划、生产等部门参与招标方案的后评估,积极听取用户单位的专业意见和建议,征求生产一线员工对产品质量、供应商服务的反馈意见,评定产品优劣。同时,积极宣传产品质量高、供应商服务优的信息结果,将评定结果应用到新一轮采购方案编制中,引导采购订货。
3.情形三
对长周期设备,开展产品全生命周期评估,广泛搜集产品质量跟踪评估信息,开展全生命周期总成本评估。通过对比分析,优选能够体现生产现场全生命周期总成本最低的品种,及时将评估结果应用到产品标准提升和新一轮采购方案的编制中。
三、推行招标后评估取得的成效
(一)一次招标成功率大幅提高
通过招标后评估,胜利油田发现了招标过程中存在的各类问题,如资格审查条件歧义、评标办法描述不具体、评委打分存在较大主观性、供应商疑义等。评估小组与采购部门针对这些问题联合提出了一系列的解决办法,并形成了招标后评估报告,有效地指导了下一期采购方案编制和招标采购实施过程,大幅提高了一次招标成功率。
2018年,胜利油田的一次招标成功率只有60.19%。2019年,胜利油田通过招标后评估的开展,一次招标成功率达到了79.33%,较上一年度提高了近二十个百分点。
(二)物资质量更加优化
通过对产品标准或采购技术要求的后评估,胜利油田淘汰了落后的产品标准和采购技术要求,编写了更适合油田生产建设需要的产品标准和采购技术要求,实现了采购物资从追求“合格率”向追求“满意度”的转变,大幅提升了采购物资质量。
如在胶粘剂的框架协议采购中,胜利油田物资供应部门组织用户单位、标准化部门开展了胶粘剂的标准化工作,先后组织了胶粘剂选型定型、新品试用、性能参数对接和技术交流工作,最终将每项物资对应到国家标准、机械行业标准、化工行业标准以及适应的采购技术规格书中。通过这些措施,优化了技术标准,增加了竞争力,大幅提升了产品质量。
(三)招标结果更加符合预期
通过开展招标后评估,建立了产品全生命周期评估机制,可以随时跟踪产品的现场使用情况,了解生产一线员工的真正需求,同时广泛邀请用户单位参与招标后评估工作,使招标采购更好地服务油田生产经营。
如在管钳框架招标采购中,通过招标后评估,发现原有管钳质量和供应商已经不能很好地满足现场使用需求。针对此,胜利油田物资供应部门组织技术主管部门、质量管理部门以及所有用户单位召开了全生命周期评估讨论会,共同更新了采购技术要求,制定了供应商资格审查条件、评标办法等,最终成功采购到令用户单位满意的产品,保证了招标采购更好地服务生产经营以及油田高质量发展。
(四)中标供应商服务更加到位
一是通过对中标结果的后评估,在新一期的招标采购中设置了合理的资格审查条件,淘汰了部分服务不到位的原有中标供应商。
二是在新的招标方案制作前提前联系国内有实力的生产厂家,了解其投标意愿,主动邀请生产厂家积极参与投标。
三是在招标结束后邀请用户单位对全部入围供应商进行现场复核,掌握其生产实力,同时向入围供应商详细介绍用户单位的现场使用工矿条件以及油田的采购流程,让入围供应商提前做好准备工作,为胜利油田提供更加优质的服务。
作者: 何 磊 齐淑园
作者单位:胜利油田物资管理配送中心
来源:《招标采购管理》