利用分布式组织架构提升招标机构效率
2021-08-25
由于分工合作的不断发展和信息技术的支持,分布式组织架构已成为未来组织发展的趋势。分布式架构更能解决工作效率和工作量分配问题，可根据实际业务量来控制组与组之间的业务量，使其人员配置和业务量的比例调配平衡，让专业的人做专业的事，专注于自身的业务模块并不断进行内部业务优化，通过一个个模块效率的提升来达到整体生产效率的提升。
随着近年来各行各业对招标投标业务的重视，通过招标形式组织的项目也越来越多，招标项目的增长率已经远远大于从业人员的增长率，如何在现有人员条件下提高效率成为迫切需要解决的问题。通过对招标机构内部执行架构的变革，能够为招标生产率的提升提供可行的解决途径。
一、招标行业组织架构的两种方式
招标行业的组织方式与计算机中业务流的管理和流转方式有异曲同工之处，因此可以用计算机中的两种架构来描述招标行业的执行架构。
（一）集群式架构与单一数据流转模式
现行大部分招标机构的执行架构一般类似于集群式架构，集群式架构是指以相互独立、业务功能相同的业务为单个节点，多个节点并行组成业务部门，并以单一数据流转管理系统的模式进行管理。在招标工作中，每个业务员是一个业务节点，多个节点并行组成一个业务部门。招标业务员按单一数据流转模式来工作（见图1），其工作内容按顺序来划分，主要有方案编制/接收、招标文件的编制与发售、答疑与澄清、评标委员会组建、项目开标、项目评审、评审费用发放、中标候选人公示、异议处理、结果报审、中标通知书发放、投标保证金退还、招标代理服务费收取、发票邮寄、数据汇总、资料归档等业务模块。招标机构以业务部门模式为核心，其他部门则配合招标主业务来完成整体招标工作。
这种模式的缺点是业务员处理业务的流程过长，使得业务员大部分精力都用于处理常规问题，如投标人问题答疑、项目费用信息核对、发票邮寄、项目归档等工作上。如果一个业务员一周接收两个项目，一个项目执行全周期为40天，则一个周期内平均会接收12个项目，业务员需要每天同时处理12个招标业务的处于不同阶段的相关琐碎事物，使得业务员花费过多的精力去处理细枝末节，难以集中精力专注于高质量的招标文件编制和高标准的项目评审，降低了整体的业务效率。
这种模式的优点则是能够方便业务节点（业务员）进行业务的增加与扩展，有利于业务员成长为掌握招标全过程工作的“全才”。但是当业务量增大的时候，不断增加的业务节点也使得其人员成本和管理难度不断增大，新业务员的全流程培训也不是一蹴而就的工作；同时，虽然增加了业务节点，但整个集群的效率提升却并不明显。当不能在短期内增加大量专业人员的时候，集群式架构的短板就显得较为明显，这时候就需要引入分布式架构与流水线模式来提高生产效率。
（二）分布式架构与流水线数据流转模式
分布式架构是指将一个业务拆分为多个子业务模块，由不同的组来完成特定的子业务模块，其核心是将这些组以流水线模式进行管理。分布式架构要求规范标准化业务流程和子业务模块，按照不同机构业务特点和组织模式合理分配子业务模块到相应的组，组和组之间有明确的数据流转接口，以数据组数据接收和分发为纽带，各组之间数据无缝衔接，业务运行流畅。根据招标行业的特点，我们可以把招标行业从全局界面拆分为多个子业务，子业务模块可以按公司不同的需要个性化定制，并将招标业务以外的费用和综合的相关业务也归入招标业务体系内，在本文中，以招标全流程中的每一个子业务模块作为一个业务点（见表1），再将业务流程以组为业务单元将其进行数据的流转（见图2）。
根据以上业务功能设立的组有业务组、费用组、数据组、综合组等，每一组的每一个业务模块都由专人负责，这样业务组就可以从招标文件售卖、资料归档等烦琐枯燥的劳动中抽身出来，只负责招标文件的编制和现场评标、结果报审等，业务上更加专精。费用组负责业务费用的收退、核定和开票。数据组负责基础数据的收集、业务流转数据的接收和分发，是整个业务流转的核心纽带。同时，数据组还负责数据分析、数据挖掘和数据应用，所有数据的分析统计都由数据组来完成，解放了业务员上报数据的工作，使数据处理专业化。数据应用可对不同级别的管理人员实时反馈招标组织实施情况，降低管理难度，提高管理水平，精细管理。综合组则负责边缘业务的处理，普遍性重复的单一业务统一划分至综合组，以减轻业务组的业务压力。
这种模式也具有鲜明的优势与劣势。其优势在于每个工作组在处理同一单一事物时，在封闭的系统内，业务人员能通过大量的同类工作快速提升业务水平，不断优化业务模式，提高工作效率。每组人员的配置则可视工作量的多少，一人负责多个模块或多人负责一个模块，方便整体工作量的分配和平衡。专业化的分工有利于培养“专才”，却不利于培养掌握招标全过程工作的“全才”，这是分布式架构的劣势。
二、集群式和分布式架构的对比
两种企业架构从业务管理、效率提升、数据管理和组织管理方面都有很大的不同（见表2），企业应采取适合的架构进行业务的执行，也可因地制宜地变更一部分模块，来提升业务效率。
两种架构有其适用范围，当企业人员充足，业务量不大时，集群式架构更能够满足企业需求，所有业务员只需要做好自己的项目即可，对自己负责的业务更加清楚、责任划分清晰；每个业务员相互之间无须过多交互，业务流转直接复制其他业务节点即可；数据流转也较为单一，只需在终端汇总数据即可。但是当企业人员不能满足业务需求，业务量变化增加或减少时，集群式架构就不能灵活地进行人员和业务量的比例调配，造成工作量的不均衡和人员岗位调配困难，而分布式架构更能解决效率问题和工作量分配问题，可根据实际业务量来控制组与组之间的业务量，使其人员配置和业务量的比例调配平衡，让专业的人做专业的事，专注于自身的业务模块并不断进行内部业务优化，通过一个个模块效率的提升来达到整体生产效率的提升。组和组之间没有其他业务进行干扰，而各业务模块之间只需控制好数据流转的接口，确保必要信息的传递即可。
运行分布式架构除了能提高生产效率外，还可打破地域限制，将无须现场处理的业务模块分配给异地分公司的人员进行完成，使人均工作量分配更加合理，部分业务在不同区域的人员之间进行业务的流动，以提高生产率，在相同的人员配置下，效率大幅提高。将其从每人负责的长端业务流程变更为多人负责的短端业务流程，使其内部封闭流程进行不断优化，通过每个业务流程效率的提高，提升了整个企业的效率，在同样的人员配置下，业务效率能够得到成倍提升。
分布式架构也能够大幅度提升新进人员的培训效率，在集群式架构中，新的业务人员需要至少数月才能够较为熟练地掌握招标业务的全流程；而在分布式架构中，由于每个业务人员只需要掌握其所需要执行的子业务模块，一般来说短则数日长则数周就能够完全掌握，业务人员上手快、效率高，降低了企业人工成本。
此外，分布式架构的数据汇总由专业数据人员直接从底层抓取数据，改变过去业务员汇总数据的方式，使得数据颗粒较小、数据分析方法更先进、数据应用成果更显著，能够显著降低管理难度，但是相应地对整体业务的组织协调能力有更高的要求。
三、提升生产效率的其他方法
当企业已经实行分布式架构后，还可以采取什么手段来进一步利用好这个架构来提升工作效率呢？合理的流程安排、有效的数据管理手段、先进的技术平台和优质的业务人员是值得尝试的方法。
（一）合理的流程安排：因地制宜采取合适的全局业务模块划分和业务流转机制
首先，要对整体的招标管理进行合理地模块划分，从全局系统来看，招标核心业务只是招标总体工作的一部分，其他模块同样重要，资源的投入不能顾此失彼，整体业务有序发展才是重点。其次，在划分模块时要站在公司全局视角上进行设置，要注意不同模块之间的数据接口，确保业务数据流转畅通无碍，数据平台要能支撑整体业务模式。这样，就能划分组合不同的业务模块，提高整体工作效率。在此，抛砖引玉举以下两个例子来说明如何划分模块以提高效率。
例1：在招标业务中，投标人的电话咨询是很频繁的业务，而咨询业务中90%都属于常规普遍性问题，此部分业务完全可以独立出来，一线子业务点负责常规问题的解答，具体涉及单个不同项目的问题再由相关二线子业务点回答。这样既可以提升服务水平，又可以为业务人员减轻压力，将精力放在专业业务上。
例2:招标文件的编制和评标完全可以分给两个人来完成，一个人专注于招标文件的编制，而另一个人专注于项目的评标，两个人只需要对必要的数据完成交接，就不会影响评标工作畅通进行。业务人员通过模块的不断运行和内部的自我优化来提高业务水平，对于标书制作人员，能更敏感地发现业务关键点，提高招标文件制作水平；而对于现场评标人员，则更能够掌控评标现场，引导专家评委有序评标，对于常见的现场突发评标情况也能够及时适当地进行处理。
（二）有效的数据管理手段：利用数据平台进行数据挖掘，应用数据分析成果
在传统模式中，招标数据是由每个项目的责任业务员提供，由于没有统一的标准和口径，导致难以进行总体应用评估；而且业务员提供的往往是汇总后的数据，每个业务节点的数据很难全面提供，数据上报也只是对数据汇总结果的上报，汇总结果的数据颗粒粗大，汇总结果的真实性也有待商榷，很难进行数据挖掘应用。而现在大型企业要求的招标业务数据上报的趋势则是上报台账数据，由于数据有其自有的数据逻辑性，台账中的数据差错和异常值则如群星中的彩月一样显眼。因此，数据台账标准化制订是近年来招标业务报表上报的一项重要工作，这样更能够有效且真实地分析招标工作成果。
在大数据时代的今天，招标管理不再仅限于完成招标业务，更要收集招标业务过程中发生的所有数据，为招标管理进行数据分析、数据挖掘和数据预测服务，为不同的管理层级提供预测和管理决策的数据依据，为其他业务部门提供数据支持，如量化个人工作量，为人事KPI考核、为财务部门预测费用收支情况提供依据等。有效地利用好数据管理，能够提升管理水平，降低管理难度，提高招标效率。
（三）先进的技术平台：利用科学技术，减少人工工作量，降低社会生产成本
应用先进的系统平台同样能够提升生产效率，以笔者使用的中国石油电子招标投标交易平台为例，招标文件的发售和评审专家的抽取由业务员在电子招标投标交易平台系统中设置好参数后，系统便能自动发售文件和抽取专家，极大地减轻了人工售卖和抽取专家的工作量，将以前烦琐的工作量简化到几分钟内就能完成，大大提高了工作效率，节省了人力。
投标保证金的委托管理降低了企业中资金计划的提报、信息收集、资金的核对审批、退款等流程，在电子招标投标交易平台中只需在线查询保证金是否缴纳，退款时只需点击退款按钮即可，极大地减轻了保证金管理的难度，降低了人力资源成本。
电子投标文件的应用终结了传统的投标人到现场递交投标文件、参加开标、等待评标澄清等环节，只需在系统中上传电子投标文件、参加电子开标、在线答复评标澄清等，显著节约了投标人的交通费、住宿费、往来花费的时间等财务成本和人工成本，而招标机构则节约了开标时间，降低了社会生产成本，提高了生产效率。
（四）优质的业务人员：鼓励人员素质的自我提升，鼓励工作流程和方法的改进
人员是决定招标机构成败的重要因素，而人员的素质、能力、年龄和工作积极度各有不同，对人员进行精细化管理，因人而异地将员工调整到相应的工作模块中，把适合的人放到合适的位置上，以便发挥出整体的最大化效率。为了能够更好地提升人员的工作效率和工作动力，应该打破“大锅饭”分配模式，采取“能者多劳，多劳多得”的理念，按照每个人的工作量合理分配收入，同时招标机构应提高业务员的培训次数，鼓励人员素质的自我提升，鼓励创新，鼓励工作流程和方法的改进，使其不断优化内部流程，提升其工作效率，从而提升整体的生产效率。
四、总结
效率和效益是企业的生命线，单位时间内能够有更高的效率，就意味着有更高的效益，就能够在激烈竞争中胜出。在实践中，一些企业通过构建起分布式架构后，已经实现以六个业务节点在一年间完成上千个招标项目；而在过去，采用集群式架构时同样的业务节点只能完成约400个项目。由此可见，分布式架构在提高生产效率中起到的作用。但是对于不同的企业，采用分布式架构时，如何设置子业务模块、选择合适的优化效率方法等，并非只有固定的一种模式，需要结合企业情况、业务情况等进行个性化设计，以便达到生产效率最大化的目的。
作者： 刘玉州
作者单位：中国石油集团长城钻探工程有限公司
来源：《招标采购管理》
