投标人把握“命运”须先掌握规则
2007-04-16
目前世界上许多国家的政府和大买家采购时,越来越多面向全球招标。投标竞争的胜负不仅取决于各投标人的实力,也取决于投标人的投标规则、策略和投标技巧运用的是否得当。国际投标的程序一般由投标前的准备,国际投标定价、制作投标书和竞标四个步骤组成。
投标前的准备
出口企业要及时准确地掌握国际国内招标信息,在公开招标方式下,按规定应当通过国家指定的报刊,信息网络或者其他媒介发布招标公告。这是企业了解招标信息的重要渠道。国外的专业杂志,刊物、大报及专业网站也经常刊登招标信息,应多加留意。选定招标目标后,投标人即着手进行具体投标资料的准备,这些资料包括投标项目资料,企业内部资料和竞争对手资料。
投标开始前,投标人要对具体投标项目,搜集全面、详细的情况和信息,以便使投标人进行综合分析,做出正确的投标决策。投标项目资料包括投标环境资料和投标项目资料两部分。投标项目环境分析包括招标国政治文化环境、经济环境和自然环境的分析研究。通过分析研究,投标人可以得出该项目风险的估计,决定是否投标。而投标项目资料是投标人进行投标成本分析的基础。投标项目资料越全面,投标的制作越合理,中标可能性越大。
企业内部资料主要用于招标单位要求的资格审查。包括企业人员、设备、机械清单,企业过去履约情况报告,资产负载标和企业财务状况,企业各项法律、注册文件,企业管理人员的自立,企业各项证明文件等等。此外,掌握竞争对手情况是企业对外投标能否成功的重要因素。
在针对招标项目掌握大量信息的同时,还要求投标人要对相关招标国或地区的与招标有关的各种法规有所了解,一般国际招标可能涉及的法律有:各国采购法,合同法、公司法、税法、劳动法、外汇管制法、保险法、海关法等。还要经过特别选拔出由代表市场营销、工程和科研、生产或施工、采购、财务、合同等各方面的人员组成投标小组。
国际投标定价
投标价格的高低直接关系到投标的成败。并且投标价对中标后的经营盈亏有着重要的影响。国际投标定价可以分成两个步骤:首先,核算投标各项成本和总成本,然后制定报价。
投标成本包括直接成本、间接成本和不可预见成本。
——直接成本 货物投标的直接成本主要包括:产品的生产成本,包装费用、国内国际运输费用、国际运输保险费、口岸费等,工程项目的直接成本除以上几项外还包括工程成本和工资支出。
——间接成本 直接成本核算完毕后,计算间接成本。间接成本包括投标费、捐税、经营管理费、利息。投标费:投标文件费、投标保函手续费、标书制作费、代理费等。捐税:个人所得税、公司所得税、印花税等。经营管理费用:业务费、临时设施费、车辆使用费、工程辅助费等。
——不可预见成本 不可预见成本指对未来履行合同时可能发生的风险损失核算成一定金额作为成本考虑。常见于承包工程的报价中。包括:价格上涨费、间接损失费、货币贬值等。
通过以上各项成本核算、汇总,投标人得出预算总成本,既无利润成本。在此基础上加入一定百分比的利润形成最后报价。报价的高低受中标率、投标企业未来效益、竞争人数和竞争者投标条件影响。当中标可能性较大时,可以把报价适当调高,当投标竞争人数增加时,中标可能性就小,报价利润适当调低,当出现一个或数个强有力竞争对手时,报价也要相应降低,总之,投标企业的报价高低,必须根据竞争人数、竞争对手的报价情况而涨落,以保证最佳的中标概率和最佳的未来收益。
国际投标书的制作
国际投标书即投标文件,是投标人正式参加投标竞争的证明,是供货人向买方发出的书面报价。投标人供货质量及竞争能力的大小,全部体现在投标书中。
从投标人的角度看,投标文件可按编制的方法划分出投标证明文件、填制的投标文件。编制的投标文件和原样交回的文件四大类。其中,投标证明文件包括投标授权书、营业证书、投标公司章程、管理人员名单、资产负债表、银行资信证明等,是投标时连同标书一起递送的文件。填制的投标文件是指招标人已将投标条件编制成表格,投标人只须将文件的空白填满。主要包括:投标书、报价单、供货单、投标保函或投标保证金、履约担保。原样交回的文件是指对招标项目和合同内容的说明,以及对投标人的要求。投标人用后仍作为投标文件原封不动地交回。编制的投标文件在建设工程早搏中,招标机构要求投标人特别对施工与技术等问题进行详细说明。由于有关说明难以用表格表达,所以,投标人应在投标时附上一部分编制的文件。包括:施工计划、有关工程机械设备清单、技术说明书等。
投标人制作投标书时,一般须先阅读国际招标文件,了解招标机构对投标人的主要要求和投标的各项规则,在通读过程中,如发现不清楚的问题,应向招标机构进行咨询。通过咨询,减少投保人对招标文件理解偏差,造成报价失误,同时还可以减少投标人进行招标项目考察的一部分费用和负担。投标人必须深入研究招标文件中的各项条件,才能制作出招标机构满意的投标书。对招标条件的研究重点可放在合同条款和技术、质量要求、价格条件方面。在国际物资采购的投标中,投标人需重点研究的条款主要包括交货期条款、支付条款、运输和保险条款等。
全部投标文件编好后,经校核并签署,投标人将文件按招标须知的规定,用统一的规格进行分装,密封,并按要求写明收标单位,在投标截止日期之前,送到或寄到招标机构指定地点,并取得收据。使用邮寄时,应考虑邮件的在途时间,使之在截止日期之前到达。若投标后,投标人发现标书中存在严重错误或已故改变主意,可在开标之前向招标机构申明收回或撤销投标。在招标机构开标和投标有效期开始之后,投标人不能撤销投标,只能征求招标人同意后对标书中的一些“技术性”错误进行更改、修正。否则,投标人投标押金将被没收。
竞标
开标后,投保人为成为中标人而进行竞争,称为竞标。在国际招标中,投标人通过公开开标这一程序可以得知众投标人的报价,以及报价高低名次。然而低价并非中标之主要决定因素。只有经过招标机构反复评审,综合多方面因素,方能确定中标人。投标人能够参加竞标的前提条件是首先要成为中标候选人。中标候选人的筛选一般通过初评来决定。其数目因招标项目的不同而各异,在参加投标人数较少的情况下,通过初评,确定2~3名中标候选人。在投标人数多时,候选人数可达到5~7名。按照招标国际惯例,投标人在投标书的有效期内,是不能修改其交易条件的。但投保人可以利用澄清会的机会来修改交易条件。澄清会是一般评标过程中的必要程序,被列在评标工作大纲中,对招标人来说,澄清会是深入了解投标书内容的办法,但对于投标人,它是与招标人商谈交易条件,更改标书的有利机会,很多投标人就是通过澄清会施展竟标的手段而得以中标。
投标候选人的竞标可以通过以下方法:
——降低投标价格 适时提出降价要求是竞标的主要手段。但是,运用此手段必须根据具体情况,因为有的国际招标法律规定,已投出的标书不得改动任何文字。一旦价格改动,整个投标即告失败。较为稳妥的方法是,摸清招标人的意图,在得到其希望降低标价的暗示后,再提出降低价格的要求。降低标价要有分寸,对比竞争对手的投标价格,甩出价格中适当的水分,使之略低于其他人的报价水平。投标价格的降低主要通过投标利润、经营管理费用和降价系数来适当调整。
——补充其他优惠条件 招标机构定标时,除以价格为主要条件外,还要评价另外一些重要的条件,如支付条件,售后服务或工程服务的提供,补充物资、设备的提供等。
——提出新的技术、设计方案 投标人可以根据本企业内部实力,适时提出新的技术,设计方案,往往能得到招标人的特别赏识,在竞标中出奇制胜。
——缩短工期或提前交货 在不改变原报价的前提下,缩短工期是土木工程建设和大宗货物采购招标中争取合同的又一方法,对于那些需求紧急的买主或业主特别见效。
来源:中国经济导报 作者:苗红