政府采购各方当事人如何精确把握样品提交及评审细节
2007-09-05
在一些仅凭书面投标文件无法准确衡量和评价投标供应商所提供产品的真实档次和水平时,采购人或政府采购中心往往要求投标供应商现场提供样品,作为投标文件的重要组成部分。有时,样品的差异能扭转局势并决定整个项目的最终结果。因此,样品对政府采购的几方当事人都是十分重要的。笔者将结合工作实际,探讨政府采购各方当事人在样品提交及评审过程中应当注意哪些问题。
采购人说清要求
采购人是政府采购的最终使用方,样品的好坏对他们的影响最大,因此,采购人在提出样品要求时应当注意这样两个问题:
要求提供的样品尽可能与最终使用产品一致 有些供应商在投标时所提供的样品用料考究、做工上乘、质量良好,采购人非常满意,但最终供货时的东西却与样品差距很大。此时,供应商找借口称样品只用来投标,并不代表最终供货,且招标文件并未明确要求样品要与最终供货品质一致,导致采购人在验收时与供应商发生严重纠纷,影响工作。
为了避免矛盾,采购人应当在事前明确要求供应商实际供货的品质必须不低于样品品质,并约定出现问题时的相应处罚措施。
对提供的样品及时进行封存 在定标之后,采购人应当及时对中标供应商提供的样品进行封存,这样做的好处是可以留待以后实际供货时进行比对,作为验收的依据。
如E学院采购的办公家具项目定标后,在政府采购中心的建议下,采购人将样品家具拖回封存,结果供应商供货后验收时发现,家具所用的五金配件与样品所用品牌不一致,虽然外表很相似,但实际价格、品质却相差很多,采购人因此拒绝验收、付款,供应商自知理亏只能无条件予以返工。由此可见,封存样品是对采购人自身权利的一种保护。
供应商做足准备
样品安放及调试时间应尽量充裕 在开标之前,采购人或政府采购中心会为投标供应商安排专门的时间和地点摆放和调试样品。经验丰富的供应商都知道,样品的摆放位置和调试效果,对于其能否提高中标几率具有十分重要的作用。因此,大多数供应商对此项工作都十分重视,一定会为样品的安放、调试留出充裕的时间。
如有些投标供应商在开标前一天晚上就已经把样品运到了指定地点,占据了最有利的位置,并开始精心准备、调试;而也有一些供应商在开标前半小时才到达现场,由于有利“地形”都被别人占据了,只能把自己的样品摆放在偏僻的角落里,急匆匆地组织技术人员安装调试,开标了还没有调试完,最终结果可想而知。
提供的样品要能够体现优势 聪明的供应商一定会把自己最具优势的产品拿出来做样品,但供应商提供样品时应当注意以下两点问题:
一是最好用全新的、表面美观、包装完整的产品做样品。聪明的供应商提供的样品一定是全新的,或者至少是外表和包装都比较良好的。因为暂且不论产品实际的品质及功能到底如何,从心理学角度来说,崭新或外表美观的样品总会给评委带来一种好感,即此供应商对项目是重视的,对评标委员会是尊重的,在评分的时候,自然而然会多给些印象分;而对于那些拿旧设备来做样品的供应商,首先就不能给评委一个好的印象,在评分时没有完全体现出其优势来。
二是最好能为样品配备简要的彩页和说明。供应商在摆放样品的同时,应当在样品旁配备一些简要的彩页说明,这些彩页说明一定要简单、精炼,特别是要把自己的产品同别人相比具有的优势、亮点说清楚。因为评标委员会在评标时可能要评审十几家甚至更多的样品,要想让评委在短短几个小时之内把那么多样品的技术特点记清楚并不现实,而彩页、说明恰恰起到了一个很好的补充作用,有助于评委回忆起设备的特点、长处。
配备专职技术人员 评委在评审样品时,经常需要同投标供应商进行交流,如要求供应商对其提供的样品做简要介绍,或针对评标委员会提出的一些技术性问题进行解答等。如果供应商代表只有商务人员在场,对评标委员会提出的技术性问题答得“文不对题”,将严重影响评标委员会的评判。因此,供应商在参加投标的代表中,至少应当配备一名专业技术人员。技术与商务相互配合,才能相得益彰。
采购中心把握细节
样品分分值设定应恰当 不同的项目,其样品在评标办法中所占重要性不尽相同,因此,对样品分分值的设定也应当因项目而异。如在某个机房工程项目进行采购时,虽然招标文件要求投标供应商提供防静电地板、双绞线、网络模块等实物样品作为评标依据,但本项目的重点是对投标人设计、施工方案、售后服务承诺、人员安排等内容的评比,样品只起辅助作用,因此,此种类型的项目样品分的分值就不能设置得太高,一般不宜超过总分值的10%;而对于另外一些类型的项目,如某个专用服装采购项目,采购人事先已经明确要求所有投标供应商一律采用相同的面料,并按照招标文件的规定进行“打样”,类似项目除了价格以外,样品就是其最重要的评标依据了,此类项目样品分的分值可以设置得相对高些。但总的原则是,样品分在评标办法中的比重宜在10%~30%之间。
对样品品种和数量进行把握 政府采购中心在要求供应商提供样品的品种和数量时,应把握以下两条原则:
一是可以要求不必提供所有样品,但必须保证提供的样品具有代表性,即供应商需要提供的样品数量或价值要占整个项目或分包的绝对优势,这样可以保证在评审过程中不会出现大的偏差。
如在一个“四项配套工程”采购项目中,采购教学所需的27种用具,原本采购人要求供应商提供所有27种样品,经过政府采购中心与采购人沟通后决定供应商提供其中12种样品即可。这12种样品的总数量占整个项目总数量的60%以上,总价值占整个项目总价值的80%以上。从实际结果来看,虽然没有要求每个产品都提供样品,但依然选择到综合质量最好的供应商,评标工作并没有出现大的偏差,采购人也十分满意。
二是在保证评标的基础上,尽可能人性化考虑,想方设法降低供应商的投标成本。政府采购中心作为一个服务型机构,应当树立“善待供应商”的理念,换位思考。如作者曾经负责实施过两次办公用纸协议供货项目,第一次由于没有经验,要求供应商提供的速印纸样品数量为一令,而一令有四千张,十分笨重又不便于搬运,供应商投标成本较大;第二次汲取了经验,要求供应商提供50张即可,供应商用一个信封就可以带过来。数量虽然有大幅下降,但并没有影响评标委员会的评标,而且大大节约了投标成本,供应商反响十分好。
做好样品的接收和看管工作 样品的接收和看管对于政府采购中心来说十分重要,因为一旦供应商与政府采购中心履行完样品交接手续之后,样品一切丢失和损坏的风险将完全由政府采购中心来承担。因此,采购中心在接收样品时,应当将样品明细登记造册,一一清点后由供应商授权代表签字确认,这样做的好处是在出现争执时分清责任,保护自己。另外,为了防止供应商在评审前对自己或他人的样品做出不当行为,政府采购中心最好派专人在现场对样品进行看护。
组织好样品的现场评审工作 政府采购中心能否对评审周密组织,直接决定了样品评审时间的长短和评审效率的高低,因此,政府采购中心在组织时应尽职尽责:如及时安排清场,保证其他供应商的商业机密不被泄漏;合理安排评审现场内部的人员分工,政府采购中心的工作人员应各司其职,如有人负责联系投标供应商,有人负责为供应商陈述、介绍样品设计提供方便,有人为评委做辅助工作等。
及时对样品进行封存和退还 定标后,政府采购中心应及时提醒采购人是否需要把供应商的样品进行封存,作为日后验收的依据;另外,如招标文件中无特殊约定,其他供应商的样品应当场退还,这样做的好处是尽早转移保管的风险和责任。
样品,作为投标文件一个重要的组成部分,常常能在评审过程中决定项目的最终结果,对政府采购的三方当事人来说,样品的提交和评审有很多需要注意的细节,只有把这些细节都做好,在招标文件中设置样品分才有意义,也才能体现出样品的真正作用。
来源: 政府采购信息网