政府招标采购的档案管理
2008-02-29 政府采购档案管理对于迅速发展的政府采购事业来讲，是强化内部管理、规范政府采购行为的一项重要基础工作。目前，国家统一的政府采购档案管理规范尚未出台，加上各地方尤其是县市级政府采购部门的人员少、业务多，使得政府采购档案管理工作滞后于政府采购活动的开展，成为一个十分薄弱的环节，因此，笔者呼吁应加强对政府采购的档案管理。
政府采购档案管理工作中存在的问题
在实际工作中，有些政府采购部门片面地追求采购活动的业务效果，而不重视采购档案的管理，主要存在以下问题：
一是缺乏必要的设施、设备。许多地方政府采购部门没有专门档案库房甚至没有档案橱柜。
二是由于人员少，无法配备政府采购档案专职或兼职人员，业务员管理自己的业务档案的现象较为普遍。三是不能健全和认真执行政府采购档案管理制度。存在不及时整理装订，随意拆封，散失损坏，档案随人走等现象。四是不注重采购档案的收集，特别是对一些关键环节上的实质性内容，如：参与投标的供应商概况、在激烈的竞标过程中各供应商的承诺情况、在严肃的评标过程中对各供应商的评价情况，等等，因记录很少，甚至于根本就没有记载，结果导致有的采购档案无法体现出政府采购工作公平、公开、公正的原则；有的因采购档案记录不详细，导致口说无凭，对某些中标商坑害消费者利益的行径失去了追究的依据；有的采购资料未收集，被某些人利用，造成责任不清、难予追究的局面等。五是单位政府采购基础工作薄弱。由于业务档案不被重视，疏于管理，使得工作人员放松了填制、登记、编制、收集、分类、整理、装订等方面的基本工作，影响了整个政府采购基础工作水平的提高，甚至给不法分子造成可趁之机。
加强政府采购档案管理的重要性
政府采购档案是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购档案，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷、制定相关政策等项工作提供客观依据。《政府采购法》第四十二条对采购档案的内容作出了明确规定“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉自理决定及其他有关文件、资料。
采购活动记录至少应当包括下列内容：
（一）采购项目类别、名称；
（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；
（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；
（四）邀请和选择供应商的条件及原因；
（五）评标标准及确定中标人的原因；
（六）废标的原因；
（七）采用招标以外采购方式的相应记载。”
政府采购档案管理工作是指对政府采购档案进行收集、整理、保管、利用、编研、统计等。政府采购档案是国家全部档案的组成部分，它同其它档案一样具有重要作用。
（一）政府采购档案是政府采购活动的真实记录。政府采购部门是主要通过公开、公平、公正地进行招标投标活动来体现其提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设的职能。因此，它的档案是否系统、完整、真实地记载了政府采购活动的全过程，直接反映政府采购工作质量的高低。从宏观上讲，它一方面为委托单位保存提供真实可靠的原始资料，另一方面它便于有关部门及管理组织对资料的备查、参考和利用，为经济建设服务发挥着不可忽视的作用。从微观上讲，它是工作人员学习、研究、总结、提高工作水平的现实教科书。
（二）政府采购档案是防范政府采购风险，减少法律责任的重要保证。符合规定的完善的政府采购档案，不仅在规范政府采购工作方面起着重要作用，而且在防范风险方面也将起到关键作用。目前质疑和投诉政府采购机构操作程序、评标过程的案件不断涌现，其中也不乏别有用心者无中生有，恶意炒作，滥用法律赋予的权利的。由于在构成法律责任的要件中，最根本的一条就是必须有损害事实存在，并能证明这种损害是由政府采购工作人员的过失所造成的。因此，政府采购部门依据法律提供政府采购工作档案，为免除法律责任，保护政府采购部门的正当权力，维护采购工作的权威性起到了十分重要的作用。
（三）政府采购档案是强化内部管理，提高政府采购工作质量的重要环节。规范政府采购行为，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，是政府采购的目的，“公开、公平、公正、诚实信用”是政府采购的原则，因此，只有加强政府采购的内部管理，才能实现政府采购的目的和原则。随着改革的不断深化、法制的不断完善，对政府采购的要求也越来越高，改革落后的管理体制，实行跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成上规模的集中采购已势在必行。因此，政府采购的档案管理必须与政府采购事业的快速发展相适应，实现档案管理工作的规范化、科学化、制度化。
政府采购的作用是多方面的，它在社会经济中发挥着重要作用，完善政府采购档案是强化政府采购管理工作的一项不可缺少的工作。
如何加强政府采购的档案管理
要加大档案法法制宣传力度。政府采购是一项新兴的事业，其人员基本上都是原财政部门的工作人员，各地的工作重点也都放在了采购业务上，对政府采购档案的管理意识十分谈薄。因此，要搞好政府采购档案工作，首先要加强对《档案法》及有关规定的宣传，提高政府采购部门的档案意识和法制观念，创造一个良好的政府采购档案工作的外部环境，形成自觉依法加强档案管理，主动为社会经济服务的工作秩序。
要做好组织落实。一方面，政府采购部门应落实机构，稳定档案管理人员，制定岗位责任制，为做好档案工作提供基本的条件。另一方面，应当建设专门库房，配置防火、防湿、防虫、防鼠、防尘、防盗、通风等设施，安装必要的档案管理设备，如有条件的，还可以启用档案管理网络软件，通过局域网实现资源共享。
要搞好专、兼职档案管理人员的培训。由于政府采购档案门类较多，载体成份不同，管理复杂，这就要求档案管理人员不仅要掌握档案的收集、整理、保管，而且还要会分类登记、文字说明、档案排列上架。因此在配备专、兼职档案管理人员后，应进行入门培训，使他们明确工作范围及职责，懂得和掌握与其工作有关的基本知识，熟悉操作技能，增强事业心和工作责任感。必要时组织到先进地区参观学习或参加有关部门组织的培训，交流经验、开阔视野、拓宽思路，干好本职工作。
建立统一标准，规范要求。
由于政府采购工作有它的特殊性和复杂性，其档案管理工作还缺少严格的制度和较为适用的统一标准，要提高政府采购档案管理水平，就必须建立健全严格的制度，规范统一标准。一要统一政府采购项目档案内容，具体上基本可分为采购项目计划、前期准备材料、招标文件材料、开标文件材料、投标（报价）文件材料、评审文件材料、中标文件材料、项目合同、验收文件材料、其他等十类。二要统一政府采购档案的有效性口径，包括：（一）项目资料是否有遗漏和相互矛盾；（二）采购操作中形成的文件和材料是否齐全；（三）必须是原始件的是否以复印件替代；（四）文件资料中的签名、印鉴是否齐全；（五）其他不符合项目档案完整性、真实性的情况是否存在，如发现项目资料不符合要求的，项目负责人应尽快补齐相应材料。项目负责人应根据实际项目情况对项目全套资料进行收集整理，以保证项目资料的完整、真实、有效。
加强控制，严密手续。
要建立健全各项档案管理制度，并通过政府采购内部工作岗位制固定下来。一是明确职责与分工。采购业务部门负责在政府采购项目执行过程中认真收集并妥善保管采购文件和记录；档案部门人员负责档案的审核、立卷、归档、贮存和管理工作，并负责定期制作项目归档情况明细表；项目的采购文件及记录未移交前，由项目负责人和经办人员对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管，移交后由档案人员负责。二是严格管理借阅制度。因工作需要确需借阅政府采购项目档案的，应办理详细的登记手续，防止涂画、拆封、调换、遗失、损坏等情况的发生。借阅应规定一定的时限，借阅期间，借阅人对所借档案的真实性、完整性负责。三是明确归档要求。档案归档应注意保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防湿、防火、防盗工作；应按照归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录、保证项目档案的标识清晰有效；档案应按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件资料及其他资料。
四是严格控制销毁程序：
（一）政府采购档案部门提出档案销毁清单及销毁意见并登记造册。
（二）销毁意见报单位领导同意后，上报经同级政府采购管理机构批准。
（三）销毁政府采购项目档案时应由政府采购档案部门、采购部门、同级政府采购管理机构共同派员监销。
（四）监销人在销毁政府采购项目档案前，应认真核对清点销毁的项目档案；销毁后应当在销毁清册上签名
来源：中国政府采购网 作者：徐瑛
